Du träumst davon dein eigenes Café oder deine eigene Bar zu eröffnen? Hier sind die wichtigsten Infos zusammengefasst, damit du deinen Traum erfolgreich umsetzen kannst.

Der Markt

Das Gaststättengewerbe ist keine einfache Branche. Häufig fallen hohe Investitionskosten an, die finanziert werden müssen. Die Konkurrenz ist stark und der Markt wird hart umkämpft. Deshalb sind neu eröffnete Bars oder Cafés oft nach kurzer Zeit wieder verschwunden. Gerade bei einer Existenzgründung in der Gastronomie solltest du dich gut vorbereiten, damit dich nicht das gleiche Schicksal ereilt. 

Eigenes Geschäft, Franchise-Vertrag oder Unternehmensübernahme?

Die Meisten wollen ein eigenes Geschäft gründen. Allerdings muss hier alles neu geplant und umgesetzt werden. Manchmal muss man gar nicht das Rad neu erfinden, denn gerade in der Gastronomie gibt es attraktive Alternativen. Du könntest zum Beispiel darüber nachdenken, ob du eine Filiale eröffnen möchtest. So profitierst du vom etablierten Namen eines Geschäfts und es existiert bereits ein klares Konzept, welches du nur umsetzen musst. Natürlich bist du damit jedoch auch abhängiger.

Das Franchise-Prinzip ist in der Gastronomie sehr weit verbreitet. Auch hier profitierst du von der Marke und ihrer Bekanntheit. Eine weitere Möglichkeit ist die Übernahme eines bestehenden Unternehmens. Viele Gastronomen suchen nach einer Nachfolge und finden keine. Erfolgreiche, etablierte Cafés oder Bars müssen deshalb schließen. Bei einer Übernahme kannst du selbst entscheiden, ob du das Geschäftskonzept veränderst oder beibehältst. Ist bereits geschultes und erfahrenes Personal vorhanden, kannst du es ebenfalls mit übernehmen und musst nicht bei null anfangen. Wenn du wissen möchtest, ob auch in deiner Stadt Gastronomen Nachfolger suchen, informiere dich auf den Webseiten der Industrie- und Handelskammern. Sie veröffentlichen regelmäßig die Gesuche für Unternehmensnachfolgen. Für welche Art du dich entscheidest, ist letztlich davon abhängig, wie viel Freiheit du für dich und dein Unternehmen möchtest.

Persönliche Voraussetzungen

Hinter dem Wunsch vom eigenen Lokal steht häufig eine romantische Vorstellung. Viele unterschätzen, was es bedeutet ein Café oder eine Bar zu führen und unterschätzen die harte Arbeit. Es erfordert Geduld, Konzentration, Führungspersönlichkeit, und Durchhaltevermögen. Denn es kann manchmal Jahre dauern, bis sich das Unternehmen etabliert hat und auch saisonale Schwankungen sind in der Gastronomie zu beachten.

Du musst dich auf Arbeitszeiten einstellen, die oft spät in den Abend und deutlich über die Öffnungszeiten hinausgehen. Auch das finanzielle Risiko ist höher, als in anderen Branchen, denn die Kosten für Betriebsmittel, Einrichtung und Miete sind in aller Regel sehr hoch und das damit verbundene Insolvenzrisiko ebenso.

Zulassungen und Genehmigungen für die Eröffnung einer Bar oder eines Cafés

Um ein Café oder eine Bar zu eröffnen musst du dein Gewerbe beim Gewerbeamt anmelden. Wenn du auch alkoholische Getränke anbieten möchtest, brauchst du zudem noch eine Gaststättenerlaubnis (auch Gaststättenkonzession oder Konzession genannt). Für den Antrag werden viele Unterlagen eingefordert, z.B. eine steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung vom Finanzamt, ein aktuelles polizeiliches Führungszeugnis, eine Gewerbeversicherung und ein Gesundheitszeugnis vom Gesundheitsamt. Du kannst die Gaststättenkonzession erst beantragen, wenn du schon den Miet- oder Pachtvertrag für die Räumlichkeiten hast.

Als Gastronom muss man Regelungen und Gesetze zu Ladenöffnungszeiten, Jugendschutz, Brandschutzbestimmungen, Vorschriften zur Preisauszeichnung, der Anmeldung zur GEMA und GEZ sowie Hygieneverordnungen und Gesetze zur Lebensmittelkennzeichnung kennen.  Denn das Gesundheitsamt führt regelmäßige Hygienekontrollen durch. Hierfür solltest du ein betriebliches Eigenkontrollsystem zur hygienisch einwandfreien Produktion von Speisen einführen. Viele Gastronomen richten sich hierbei nach dem so genannten HACCP-Konzept. 

Die Bewältigung der Bürokratie braucht Zeit und verursacht Kosten. Informiere dich frühzeitig bei den zuständigen Ämtern und Behörden, damit du weißt, womit du zu rechnen hast, wenn du in deiner Stadt ein Café oder eine Bar eröffnen möchtest. 

Der Markt und Kennzahlen im Gaststättengewerbe

Die wirtschaftliche Entwicklung in der Gastronomie zeigt sich sehr positiv: Seit 2010 konnte die Branche ihre Umsätze kontinuierlich ausbauen, im Jahr 2016 meldete die Gastronomie ein Umsatzplus von 2,9 Prozent und in den Jahren 2017 und 2018 waren es jeweils 3,6 Prozent. Der Jahresumsatz beträgt allein in Deutschland ca. 48 Milliarden Euro. Allerdings ist der Markt auch hart umkämpft.

Ob einfache Bar oder High-Class-Café: Man sollte seine Branche gut kennen. Kennzahlen und Marktdaten findest du in den Branchenbriefen und –berichten, die meist kostenfrei im Internet einsehbar sind. Darin enthalten sind viele Detailinformationen zu einzelnen Gründungs-Konzepten und Trends. Auch im späteren Verlauf deiner Tätigkeit solltest du immer das Konsumverhalten allgemein und vor allem deiner Kundschaft im Blick haben. Denn Trends verändern sich schnell und man sollte diese kennen, um auf Veränderungen und Neuerungen in der Branche frühzeitig zu reagieren. Nur so bleibst du erfolgreich.  

Standort und Ausstattung

Einer der wichtigsten Faktoren bei der Existenzgründung in der Gastronomie ist der Standort. Deshalb sollte er mit großem Bedacht gewählt werden. Eine günstige Miete kann zwar finanziell vorteilhaft sein, wenn die Lage jedoch unattraktiv ist, wird selten jemand kommen. Wichtig sind vor allem Faktoren, wie Erreichbarkeit, Kundennähe, Laufkundschaft, Attraktivität, Konkurrenz und Umgebung. Auch hier ist das Konzept dahinter entscheidend. Passt dein Angebot in das Viertel und ist deine Zielgruppe dort zu finden? Ein alternatives Bistro passt nicht wirklich ins Bankenviertel. Wenn du beispielsweise Mittagstisch anbieten möchtest, sollten sich auch genügend Firmen im Umfeld befinden. Frage dich auch, wie gut erreichbar dein Lokal ist. Gibt es Parkplätze oder eine gute Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel? Mit wie viel Laufkundschaft kannst du rechnen? Auch deine Konkurrenz solltest du vorher überprüfen: denn je mehr Anbieter mit gleichen oder ähnlichen Produkten vor Ort sind, desto schwieriger wird es, sich durchzusetzen. Recherchiere welche Preise deine Nachbarn anbieten und ob dein Konzept konkurrenzfähig ist. 

Nicht nur die Lage, sondern die Räumlichkeit selbst ist natürlich ebenfalls entscheidend. Wie viel Platz benötigst du? Planst du Personal oder möchtest du allein bleiben? Danach richtet sich, wie viele Tische du anbieten kannst. Bei diesem Schritt empfiehlt es sich bereits eine Kalkulation zu machen, wie hoch die Umsätze pro Tisch sein könnten, um danach abzuschätzen welche Anzahl nötig ist, um das Pensum zu schaffen und gleichzeitig ausreichende Gewinne zu generieren. Unterschätze jedoch nicht, dass du auch Platz für Kühl- und Lagerflächen brauchst. Nicht selten bleibt hier weniger Platz für den Gastraum, als gedacht. Das Erscheinungsbild deines Cafés oder deiner Bar sollte zum Konzept passen und zudem ein guter Kompromiss zwischen Ästhetik und Sitzkapazität sein. Behalte also immer die Praktikabilität im Auge.

Passend zu deinem Konzept solltest du auch den Raum einrichten und dekorieren. Möbel, Besteck und Geschirr, Beleuchtung und Ambiente spiegeln deine Produkte und Preise wider. Sorge dafür, dass sich deine Zielgruppe wohlfühlt. Doch auch hier ist es wichtig auf Design, Qualität und Funktionalität zu achten. Denn nichts ist ärgerlicher als ein Tisch, der nach zwei Jahren schon kaputt  ist oder eine Außenbestuhlung, die man nicht stapeln kann. 

Speisekarte und Preiskalkulation

Deine angebotenen Speisen und Getränke sollten ebenfalls zu deinem Konzept passen und attraktiv zusammengestellt werden. Hier kannst du ruhig auch kreativ sein. Überlege dir eine solide Auswahl, die du dauerhaft anbieten möchtest. Saisonale Gerichte bieten sich ebenfalls an – vor allem hinsichtlich der Verfügbarkeit und des Preises bestimmter Lebensmittel. Mit speziellen Angeboten, wie Brunches oder Verkostungen kannst du zusätzliche Gäste anlocken. Überprüfe, welche Speisen und Getränke nicht gut angenommen werden, um darauf reagieren zu können. Gegebenenfalls musst du bestimmte Angebote wieder aus deinem Menü entfernen oder sie so anpassen, dass sie angenommen werden. Passend zu deinem Angebot erstellst du dann deine Speisekarte. Achte auf ein ansprechendes und übersichtliches Layout und auf eine gut lesbare Schrift. Denke auch an die Kennzeichnungen der verwendeten Lebensmittel.

Vielen Gründern in der Gastronomie fällt die Kalkulation der Preise sehr schwer. Hier entscheidet sich jedoch dein unternehmerischer Erfolg. Schätzpreise oder einfach von der Konkurrenz kopierte Preise sind hier nicht ratsam. Zunächst muss man wissen, wie sich der Preis überhaupt zusammensetzt. Denn der endgültige Betrag für ein Gericht auf der Speisekarte besteht aus fünf Komponenten:  Warenkosten, Gemeinkosten, Personalkosten, Gewinn und Mehrwertsteuer.

Eine einfache Kalkulation des Verkaufspreises kannst du machen, indem du auf die gekauften Waren 40 Prozent für die Warenpflege aufschlägst, 30 Prozent für die Gemein- oder Eigenkosten und noch einmal 20 bis 40 Prozent kalkulierter Gewinn. Hinzu kommen 17 bis 20 Prozent Aufschlag für Personal und 19 Prozent Mehrwertsteuer. Am Ende hast du dann deinen Brutto-Verkaufspreis für deine Speisen errechnet. Bei einigen Produkten haben sich gewisse Faustregeln bewährt: Bei Wein ist es üblich, etwa 300 Prozent aufzuschlagen, bei Kaffee sogar 700-1000 Prozent. Bei Klassikern wie beispielsweise dem Wiener Schnitzel sollten 15 bis 20 Prozent einkalkuliert werden. Allerdings gibt es kein allgemeingültiges Patentrezept zur Gestaltung der Preise. Denn auch die Konkurrenz  und Preisakzeptanz deiner Zielgruppe ist entscheidend. Wichtig ist, dass du möglichst transparent machst, wie deine Preise zustande kommen. Wenn du regional oder Bio-Qualität anbietest, dann kommuniziere es entsprechend, denn dann sind die Gäste auch bereit, mehr dafür zu bezahlen. 

Personal

Da ein Gastronomiebetrieb sehr arbeitsintensiv ist, schafft man alles kaum allein. Denn nicht nur die Bewirtung der Gäste, sondern zahlreiche weitere Aufgaben müssen erledigt werden: die Abrechnung und der Wareneinkauf nehmen viel Zeit in Anspruch. Da sind schnell die Kapazitäten ausgeschöpft. Planst du Personal einzustellen, solltest du dir ausreichend Zeit für die Suche geeigneter Mitarbeiter nehmen. Denn das Personal ist auch dein Aushängeschild. Ob Koch, Kellner oder Barkeeper – jeder sollte zu deinem Unternehmen passen und die entsprechende Teamfähigkeit mitbringen. Berücksichtige auch bei der Personalplanung saisonale Schwankungen. Falls du dir unsicher bist, nimm die Hilfe eines Personalberaters in Anspruch. Er kann helfen, den richtigen Mitarbeiter zu finden. Auch andere externe Dienstleister können dich unterstützen: Buchhalter und Steuerbüros oder auch Werbeagenturen sind Experten auf ihrem Gebiet. Überlege dir also, ob du gewisse Aufgaben von Fremdleistern erledigen lässt, denn oft ist dies effizienter, als alles allein zu machen. 

Auch der Einsatz digitaler Tools hilft bei der Bewältigung der täglichen Aufgaben. Ein modernes Kassensystem oder Reservierungstools sparen viel Zeit. Ebenso können einige Tools nützlich bei der Personalplanung und Aufgabenverteilung sein. 

Marketing 

Vor allem vor und nach der Neueröffnung ist es unerlässlich Werbung für das neue Lokal zu machen. Dafür solltest du bereits in der Planungsphase ausreichend Budget zu Verfügung haben. In der Gastronomie empfiehlt sich eine attraktive Außenwerbung (Schilder, Banner oder Plakate), die am Lokal angebracht wird. Zudem ist heute die Online-Präsenz ein absolutes Muss.

Eine ansprechende Website sollte gestaltet werden, ein Eintrag bei Google-Maps sowie in einschlägigen Bewertungsportalen wie TripAdvisor. Auch über social media Kanäle wie Facebook und Instagram kann man kostengünstig Werbeanzeigen schalten, um auf sein Unternehmen aufmerksam zu machen. Vor der Eröffnung kannst du eine entsprechende Pressemitteilung mit gutem Bildmaterial an lokale Magazine und Zeitungen schicken. Vielleicht erscheint zur Eröffnung sogar ein Redakteur. Je mehr über dein neues Geschäft berichtet wird, umso besser.

Finanzierung 

Die Finanzierung in der Gastronomie ist für viele eine große Hürde. Denn die anfänglichen Investitionskosten für die Einrichtung und Betriebsmittel sind meist sehr hoch. Ohne Fremdkapital in Form von Krediten ist es schwierig, die Kosten zu decken. Allerdings gibt es zahlreiche Existenzgründer-Kredite von den Förderbanken der Bundesländer zu sehr günstigen Konditionen. Ein Darlehen wird jedoch nur gewährt, wenn ein professionell erstellter Businessplan vorgelegt wird,  der die Zukunftsfähigkeit deines gastronomischen Konzepts belegt. Es empfiehlt sich, einen Profi heranzuziehen, der dir beim Erstellen des Businessplans hilft, damit du sicher gehen kannst, dass Geldgeber und Kreditinstitute das Darlehen bewilligen.

Versicherungen 

Auch dieses Thema sollte bei der Existenzgründung in der Gastronomie berücksichtigt werden. Denn die Bereiche, für die ein Bar- oder Café-Besitzer haftet, sind vielfältig. Unfälle unter Gästen können schnell passieren. Sorge deshalb frühzeitig dafür, dass du eine geeignete Versicherung hast, die für den Schaden aufkommt. Wenn du Mitarbeiter beschäftigst, bist du zudem versicherungspflichtig in der Gesetzlichen Unfallversicherung. Ebenso solltest du eine Betriebshaftpflicht-Versicherung abschließen und eine Berufsunfähigkeitsversicherung. So bist du bestens privat und geschäftlich abgesichert.

Branchenverbände: Beratung und Informationen

Die Mitgliedschaft in einem oder mehreren Berufs- und Unternehmerverbänden empfiehlt sich im Gaststättengewerbe sehr. Denn sie vertreten die Interessen von Gastronomen, helfen bei Problemen, vernetzen ihre Mitglieder und engagieren sich in der Politik. Hier sind einige aufgezählt:

• Berufsgenossenschaft Nahrungsmittel und Gastgewerbe (BGN)
• Berufsvereinigung der Berater für das Hotel- und Gaststättengewerbe e. V. (B.I.G.)
• Bundesverband der Systemgastronomie e. V. (BdS)
• Bundesverband Schnellgastronomie und Imbissbetriebe e. V. (BVI)
• Deutscher Hotel- und Gaststättenverband e. V. (DEHOGA)
• Fachverband Gastronomie- und Großküchenausstattung e. V. (GGKA)
• Foodservice Consultants Society International (FCSI)
• Hoteldirektorenvereinigung Deutschland e. V. (HDV)
• Hotels, Restaurants & Cafés in Europe (HOTREC)
• Verband der Fachplaner Gastronomie – Hotellerie – Gemeinschaftsverpflegung e. V. (VdF)