Nach dem ersten Geschäftsjahr steht für jedes Unternehmen der Jahresabschluss an. Der Aufwand dafür wird häufig überschätzt, denn die Aufgabe folgt klaren Regeln und lässt sich gut planen. Entscheidend ist, welche Form für dein Unternehmen vorgeschrieben ist, welche Unterlagen du benötigst und welche Fristen gelten.
Inhalt dieses Beitrags
Was steckt hinter dem Jahresabschluss?
Der Jahresabschluss fasst zusammen, was in deinem Unternehmen im vergangenen Geschäftsjahr passiert ist. Er zeigt die Einnahmen, die angefallenen Kosten und den Gewinn, der am Ende übrig bleibt. Das Finanzamt nutzt diese Zahlen als Grundlage für die Besteuerung, Banken ziehen sie bei Kreditanfragen heran und du selbst erhältst eine belastbare Auskunft darüber, wie tragfähig dein Geschäftsmodell ist.
Wie umfangreich der Abschluss ausfällt, hängt wiederum von der Rechtsform und der Größe deines Unternehmens ab. Für viele Gründungen genügt eine Einnahmenüberschussrechnung, kurz EÜR. Größere Betriebe und Kapitalgesellschaften stellen eine Bilanz samt Gewinn- und Verlustrechnung auf.
Infobox: EÜR oder Bilanz?
- EÜR: Einnahmen und Ausgaben werden gegenübergestellt, maßgeblich ist der Zeitpunkt der Zahlung. Eine Inventur und eine Bilanz sind nicht erforderlich.
- Bilanz und GuV: Voraussetzung ist die doppelte Buchführung mit Forderungen, Verbindlichkeiten und Inventur. Kapitalgesellschaften ergänzen zusätzlich einen Anhang.
Wer muss einen Jahresabschluss erstellen?
Diese vier Fälle decken die meisten Gründungen ab:
- Freiberufler dürfen dauerhaft die EÜR nutzen, unabhängig von Umsatz und Gewinn.
- Kleingewerbetreibende bleiben ebenfalls bei der EÜR, solange sie unter den gesetzlichen Grenzen liegen.
- Gewerbliche Unternehmen werden buchführungspflichtig, sobald sie mehr als 800.000 Euro Umsatz oder mehr als 80.000 Euro Gewinn pro Jahr erzielen.
- GmbH, UG und AG bilanzieren unabhängig von ihrer Größe und legen den Abschluss zusätzlich offen.
Hinweis: Das Finanzamt teilt schriftlich mit, wenn die Grenzen überschritten sind und ab dem folgenden Wirtschaftsjahr Bücher zu führen sind. Ohne diese Mitteilung bleibt es zunächst bei der EÜR.
Welche Unterlagen werden benötigt?
Je vollständiger die Unterlagen vorliegen, desto zügiger lässt sich der Abschluss erstellen. Die folgenden Dokumente gehören dazu:
- Kontoauszüge des Geschäftskontos für das gesamte Jahr
- alle Ausgangs- und Eingangsrechnungen
- Kassenbuch sowie Bewirtungs- und Reisekostenbelege
- Nachweise über größere Anschaffungen für die Abschreibung
- Verträge zu Miete, Leasing, Versicherungen und Darlehen
- Lohnabrechnungen, sofern Mitarbeitende beschäftigt sind
- die Umsatzsteuervoranmeldungen des Jahres
- Bestandslisten aus der Inventur bei eigener Lagerhaltung
Wie läuft die Erstellung Schritt für Schritt ab?
- Belege vollständig erfassen und fehlende Rechnungen nachfordern
- Konten abstimmen und offene Forderungen sowie unbezahlte Rechnungen prüfen
- Abschreibungen für Anschaffungen wie Laptop, Fahrzeug oder Maschinen berechnen
- Rückstellungen und Abgrenzungen ergänzen, sofern eine Bilanz aufgestellt wird
- Ergebnisse auf Plausibilität prüfen und mit der eigenen Planung vergleichen
- Daten elektronisch übermitteln, bei der EÜR über die Anlage EÜR und bei einer Bilanz über die E-Bilanz
Wer den Jahresabschluss erstellen und dabei den Aufwand mit Formularen gering halten möchte, kann auf eine Buchhaltungssoftware zurückgreifen. Sie berechnet Abschreibungen, prüft Buchungen auf Fehler und übermittelt die Daten direkt an das Finanzamt.
Welche Fristen sind zu beachten?
- Die Steuererklärung für 2025 muss bis zum 31. Juli 2026 beim Finanzamt vorliegen. Mit einer Steuerberatung verlängert sich diese Abgabefrist bis zum 1. März 2027.
- GmbH und UG legen ihren Jahresabschluss innerhalb von 11 bzw. 12 Monaten nach Ende des Geschäftsjahres offen.
- Bei den Aufbewahrungsfristen gelten zehn Jahre für Jahresabschlüsse, Bücher und Inventare sowie acht Jahre für Buchungsbelege wie Rechnungen.
Wichtig: Bei verspäteter Abgabe fällt ein Verspätungszuschlag je angefangenem Monat an. Bleibt die Erklärung ganz aus, schätzt das Finanzamt den Gewinn und diese Schätzung fällt selten zugunsten des Unternehmens aus.
Welche Fehler treten in der Praxis am häufigsten auf?
- private und geschäftliche Ausgaben laufen über dasselbe Konto
- Belege werden erst kurz vor der Abgabe sortiert
- die vereinnahmte Umsatzsteuer wird als eigenes Guthaben verplant
- für die erste Steuernachzahlung wird keine Rücklage gebildet
- offene Fragen an die Steuerberatung bleiben monatelang liegen
Diese Punkte gehören zu den typischen Stolpersteinen in der Gründungsphase und lassen sich mit etwas Vorlauf vermeiden. Ein getrenntes Geschäftskonto und eine monatliche Belegablage decken bereits den Großteil davon ab.
Wie lässt sich der Jahresabschluss sinnvoll nutzen?
Die fertigen Zahlen zeigen, welche Leistungen sich rechnen, an welchen Stellen die Kosten steigen und welcher Spielraum für das kommende Jahr bleibt. Diese Erkenntnisse gehören in die weitere Planung und in einen aktualisierten Finanzteil, wenn du einen Businessplan erstellen lassen möchtest oder mit der Bank über eine Finanzierung sprichst. Bei Unsicherheiten rund um den ersten Abschluss unterstützt dich unsere Gründerberatung dabei, die Ergebnisse einzuordnen und daraus die passenden Schritte abzuleiten. So wird aus einer gesetzlichen Pflicht eine verlässliche Grundlage für die Steuerung deines Unternehmens.
